雲端共享時代的來臨,帶給人們許多便利之處,相信這幾年也有不少朋友,原先並非使用 Gmail,因為 Google 提供豐富且便於使用的雲端服務(Google 文件、試算表等),紛紛註冊了 Google 帳號並取得了一組 Gmail 地址,而小柏之邦也曾在兩年多前發表了一篇 Gmail 簡單介紹文(還在用Yahoo!奇摩電子信箱嗎?試試看Gmail吧!),推薦大家可以使用 Gmail 做為主要電子信箱。

在文章當中,提及了 Gmail 一項很方便的功能,也就是標籤,透過將信件套用標籤,可以把同性質的信件分在同一個類別(群組)裡面,如此一來,要找尋信件時,便不用在收件匣裡面「大海撈針」了。

標籤雖然很好用,但是當我們每天收到的信件量較多,每封信件逐一套用標籤的話,說起來實在是很沒效率,因此 Gmail 提供了一項自動化的功能,也就是本文的主角:篩選器 (Filters)。透過篩選器,可以讓信件自動套用標籤,當然也還有其他效果,以下將為各位簡單介紹篩選器的妙用!

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善用篩選器,讓 Gmail 變得更加有智慧

 

篩選器有哪些功能?

根據Google官方說明文件所說的,「Gmail 篩選器可讓您分類管理外來郵件。透過篩選器,您可自動為郵件加上標籤,予以封存、刪除、加上星號或轉寄,甚至避免收到垃圾郵件。」除此之外,也包括說可以把某些不重要且常態性的通知信件直接設定為「已讀」......等功能。

篩選器看起來頗強大的,但要如何發揮它的的最大效用呢?首先先示範最簡單的方法:透過篩選器將特定人士寄來的信件套用特定標籤。

 

情境一、將公司同事寄來的信件自動套用「工作」標籤

其實不論是公司、學校的事務,或是像我個人參加台灣創價學會的各項活動,時常會收到非常多的資料信件,如果不透過標籤加以歸類,有時候要找某些信件還真的是頗困難的,雖然 Gmail 承襲 Google 強大的搜尋功能,但要是忘記信件的標題或內容,其實還是於事無補。因此,透過篩選器,只要是特定人士,比如說公司同事,或是樂團團長寄來的信件,都將它套用上「工作」或自定義的標籤。

以下我將以小柏之邦官方 E-mail 作為例子:

首先,點選收件匣右上角的齒輪,進入設定

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點選上面的「篩選器」,頁面捲動到底,點選「建立新篩選器」。

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設定篩選條件,在此以寄件者為例。

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接著,點選右下角「根據這個搜尋條件建立篩選器」,便可以針對該寄件者所寄來的信件,進行下列動作(以下示範將其套用「小柏之邦站務」標籤):

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當然,如果該寄件者寄來的信件多半屬於處理順序較為優先的信件時,也可勾選「永遠將其標示為重要」,讓該寄件者寄來的新信件出現在「未讀的重要郵件」中(必須設定為「優先收件匣」)。

同時,篩選器不光只能針對未來的信件進行篩選,也可以針對該寄件者過去已經寄來的信件一併歸類,這時只需要勾選「將篩選器同時套用到 n 個相符的會話群組」即可,接著按下「建立篩選器」,就大功告成了。

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設定優先收件匣,未讀的重要郵件將會置於最上方

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在收件匣當中,只要是「小柏之邦」寄來的信件,不論是舊信件或是新信件都已經套上「小柏之邦站務」的標籤了

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而在「小柏之邦站務」標籤中,可以快速地找到跟小柏之邦有關的所有信件,不必在收件匣當中慢慢找尋

 

情境二、有很多同事都符合相同篩選器規則,但我只能逐一設定嗎?

我自己也曾為此苦惱許久,以會議記錄為例,會議記錄的工作經常都是由不同人擔任,如果有 10 個人負責輪值會議記錄,則必須針對那十位同事建立十個篩選器,但篩選規則都一樣,卻要做十次,豈不是很沒有效率?

後來我發現,在建立篩選器的時候,可以使用到「OR」,將相同篩選器套用至多位寄件者。

OR 的意思就是或,延續上例,如果小柏之邦除了站長之外,還有兩位工作夥伴,所有要套用「小柏之邦站務」的寄件者勢必不會只有一個 E-mail,而會有多組 E-mail。此時在「建立新篩選器」當中的寄件者欄位,可以輸入:

Shiaubo@gmail.com OR sbg001@shiaubo.com OR sbg002@shiaubo.com

用白話文解釋的意思就是:

如果寄件者是 Shiaubo 或是 sbg001 或是 sbg002,將執行下列動作。

為了驗證這個方法的可行,我將上面那句話直接複製貼上到寄件者欄位,補充說明,除了可以直接點選「根據這個搜尋條件建立篩選器」進行設定,也可以按左邊藍色的搜尋按鈕,先查看這個篩選器將會對哪幾封信件造成影響。

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其實 sbg001@shiaubo.comsbg002@shiaubo.com 是不存在的電郵地址,但仍然可以找到原先來自小柏之邦的信件,因為只要是上述電郵地址,都會執行相同篩選結果。因此,透過 OR 可以讓原本需要重複建立 N 次篩選器的煩人過程,簡化成用一個篩選器完成相同效果

 

情境三、將訂閱的電子報放在同一個標籤,且不要讓它成為重要信件

我個人有訂閱聯合電子報當中資訊科技類的電子報,每週都會寄來好幾封信件,我希望能讓他們都歸類在同一個標籤當中,但當我要設定篩選器時,我發現同樣都是聯合電子報寄來的,可是寄件地址卻都不一樣,例如說有些寄件地址是 abc@udnpaper.com,也有 xyz@udnpaper.com,雖然有很多種帳號,可是他們的主機位址都是一樣的 (udnpaper.com)。

此時,我們同樣可以透過「建立新篩選器」當中的寄件者欄位來達成分類,而這時,我們只需要在欄位當中輸入 @udnpaper.com 即可。

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透過搜尋,確認使用 @udnpaper.com 可以抓出所有聯合電子報的信件

接著,選擇「套用標籤」以及勾選「永不將其標示為重要」即可。如此一來,可以確保 Gmail 不會將其誤認為重要信件(原則上 Gmail 是很聰明啦,但以防萬一,我還是勾選了它)。

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善用篩選器來管理郵件

上面使用了三個簡單的情境來示範篩選器的所能達到的效果,當然,篩選器不是只能拿來套上標籤而已,也還有許多方式是我沒有示範到的,比如說有些信件的標題固定會出現相同字樣時,便可直接在主旨欄位裡面輸入關鍵字。總之,Gmail 提供強大的篩選器功能,我相信善用它之後,能夠組合出更多種篩選模式,最重要的是,讓管理郵件變得更加簡單、更加自動化!

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